En una pyme nunca sobra el tiempo, así que es importante buscar alternativas para aprovecharlo mejor. Una buena forma de conseguirlo es a través de reuniones efectivas que sean breves y precisas.
Mejorar la productividad de tus reuniones con estos 10 consejos
A continuación se exponen algunas recomendaciones para mejorar la gestión de la productividad.
1. Citar solo a quienes realmente deban estar presentes
Uno de los fallos habituales en una pyme es que por no dejar a nadie atrás, todos los responsables de unos y otros departamentos son citados a las reuniones. Pero, esto supone una pérdida de tiempo. La asamblea será mucho más rápida si a ella solo acuden aquellos que estén implicados en los temas que se van a tratar.
2. Establecer un orden del día
Es recomendable que la convocatoria a la reunión incluya un breve resumen de los temas a tratar. Esto permitirá a los asistentes preparar la documentación y la información que necesiten, lo que hará las exposiciones más claras y concisas.
3. Limitarse a los temas del orden del día
Hay que ser estricto en cuanto a los temas a tratar. Si una junta se ha convocado para tratar los temas A, B y C, en ella no se hablará nada más que de estos. Si se permite introducir nuevos temas se acabará perdiendo el foco y el evento se prolongará más de lo deseable.
4. Establecer un límite de tiempo
Incluso en aquellos casos en los que los temas a tratar están muy delimitados, es posible que la discusión sobre alguno o algunos de ellos se alarguen más de lo necesario. Una buena forma de que esto no ocurra es establecer de antemano un tiempo máximo para tratar cada cuestión.
Al limitar el tiempo los participantes serán mucho más moderados a la hora de exponer sus ideas y debatir las de los demás. Se centrarán solo en aquello que es verdaderamente importante.
5. Preparar la logística con antelación
No es extraño que las reuniones se prolonguen. A la hora de la verdad no están en la sala todos los elementos que hacen falta o alguno de ellos presenta fallos. Una buena forma de evitar que esto ocurra es hacer una pequeña lista de todo lo que hace falta y asegurarse de que todo está allí antes de la cita. Así como comprobar que los equipos informáticos y audiovisuales funcionan correctamente.
6. Hay que nombrar a un moderador
El moderador se va a encargar de repartir los turnos de palabra, garantizando que todos puedan hacer aportaciones y nadie monopolice la conversación.
7. Se pueden hacer las reuniones de pie
Una reunión con los participantes sentados y tomando notas tiene más posibilidades de alargarse. Las empresas que buscan mejorar la gestión de la productividad vienen aplicando desde hace tiempo la estrategia de reunirse de pie. No solo es más sano, sino que además hace que los encuentros sean más breves.
8. Las reuniones efectivas requieren de alguien que tome notas
Debe haber una persona que se encargará de tomar nota de lo que se va diciendo y que enviará luego un memorando con los asuntos tratados y las conclusiones a las que se ha llegado.
9. Reducir las reuniones presenciales
La tecnología puede mejorar la productividad en una pymea muchos niveles. Las apps de comunicación como Zoom o Slack permiten hacer reuniones evitando los desplazamientos, lo que ahorra tiempo.
10. Reducir el número de reuniones
En última instancia hay que plantearse si todas las juntas convocadas son realmente necesarias, porque en muchos casos no es así. Limitar el número de reuniones es una de las mejores formas de ganar en productividad.
Las reuniones efectivas son posibles en una pyme. Solo es cuestión de hacer una buena organización y establecer límites.
