Mejorar la eficacia en el puesto de trabajo es un objetivo de muchas empresas si quieren ser más eficientes, desarrollar su competitividad y mejorar sus cuentas de resultados.
Recientemente, el Instituto Nacional de Estadística ha hecho público un estudio que asegura que España es uno de los países en los que se realizan mayor número de horas extras por trabajador. Asimismo, la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE), en su último estudio, ha señalado que en España, en 2018, se han trabajado 1.701 horas de media por trabajador y año, algo por debajo de la media, situada en 1.734 h.
Existe la creencia de que a más horas trabajadas, mayor productividad y mejora la eficacia en el puesto de trabajo. Sin embargo, esta teoría hace aguas si comparamos la productividad de nuestras empresas, productividad que se ha estancado por primera vez en 20 años, con las de otros países europeos como Noruega, Países Bajos, Francia, Reino Unido o incluso Alemania, en los que trabajando menos horas los datos demuestran que se es más productivo en términos de PIB/hora trabajada. Esto puede ser debido a que atendemos al resultado y descuidamos el cómo lo conseguimos.
La pregunta, en este punto, es lógica: ¿Cómo mejorar la eficacia en el puesto de trabajo priorizando tareas? La respuesta a este interrogante reside, precisamente, en optimizar la gestión de los puestos de trabajo, no sólo respecto a los resultados que se obtienen, sino también al proceso; es decir, asegurar que desde cada puesto de trabajo se tiene claro no sólo lo que hay que hacer, sino cómo hay que hacerlo para aportar a la rentabilidad de la empresa.
CÓMO GANAR EN EFICIENCIA
Si la eficacia hace referencia al grado de logro de objetivos, la eficiencia tiene en cuenta los recursos empleados para dicha consecución de metas. Una eficiencia para la que existen dos tipos de análisis: por un lado, la relación coste-beneficio y, por otro, la relación coste-efectividad. De dichos análisis, se puede deducir el Retorno de la Inversión, ROI, de un puesto de trabajo.
Teniendo en cuenta esto se ha de cambiar el criterio de búsqueda de las empresas, acostumbradas a contratar trabajadores con una gran capacidad técnica como la mejor virtud, y apostar por trabajadores que combinen dicha capacidad técnica con un alto grado de eficiencia. De esta manera, se logrará una eficacia y una eficiencia en el puesto de trabajo que podríamos calificar de 10.
Esta tarea, debe ser llevada a cabo, también, por el departamento de Recursos Humanos, que ha de ser capaz de generar valor desde el rediseño de los puestos de trabajo.
CLAVES PARA MEJORAR LA EFICACIA EN EL PUESTO DE TRABAJO
Por esta razón, queremos mostrarte cinco pautas con los que, desde el área de RRHH, se puede impulsar la obtención de una mayor eficacia de cada puesto de trabajo:
Analiza qué tareas se realizan en cada puesto de trabajo.
Es posible que se estén duplicando tareas, o haya ineficiencias en los procesos, así como gran cantidad de tareas operativas en puestos que deberían delegarse para poder asumir las responsabilidades mayores de sus puestos.
Identifica las actividades de alta rentabilidad del puesto.
La regla del 80/20 o Principio de Pareto establece que generalmente el 80% del aporte de valor de un puesto de trabajo recae sólo en el 20% de sus actividades. Por tanto, identificar si los empleados están poniendo el foco de su trabajo en dicho 20% es clave para mejorar la eficacia en el puesto de trabajo, organizar sus prioridades y dedicar más tiempo a lo que es realmente importante para la empresa, delegando aquello que le retrasa o limita en la consecución de objetivos.
Dirige los esfuerzos de los empleados hacia esas actividades.
Una vez identificadas las actividades de alta rentabilidad de un puesto de trabajo, hay que comunicarlas siguiendo una lógica descendente bajo un modelo formalizado, sistemático y periódico. Aclarando cuáles son sus objetivos en el puesto de trabajo, los trabajadores tienen claro qué es lo que tienen que hacer y por qué lo van a hacer.
Adapta el perfil competencial del trabajador al puesto que desempeña.
Contrastar el nivel de competencia que se requiere para ganar en eficacia en el puesto con el nivel de competencia que el empleado tiene permite asignar personas a puestos y no hacer puestos en función de las personas. De esta manera, se desarrolla un proceso de mejora continua en calidad y tiempo de dedicación a las actividades de alta productividad de los puestos de trabajo.
Motiva para mantener la eficacia.
Sin duda, un trabajador motivado mantendrá la eficacia en el puesto de trabajo de forma más constante, pero ¿cómo conseguirlo sin recurrir al salario?
Enriquecer los puestos de trabajo mediante herramientas tan accesibles como la comunicación y la generación de feedback representan para el trabajador una fuente de motivación que le incentivan a mantener su eficacia en el puesto de trabajo.
Sin duda, la alineación de la gestión de personas con la estrategia de la empresa es necesaria para la optimización y mejora de la eficacia en el puesto de trabajo; optimización que, además, favorece el desarrollo de las claves en los procesos de selección, integración, formación y promoción necesarios, especialmente en la actualidad, para contar con una gestión de personas que aumente los resultados de la empresa.
Si quieres saber más acerca de cómo aumentar los resultados de la empresa desde el área de Recursos Humanos, el próximo jueves 3 de octubre te esperamos en el desayuno de trabajo de Ifedes, donde aprenderemos cómo ganar en eficacia en los puestos de trabajo y hacer una gestión de personas orientada al éxito de la empresa.