Descubre 3 Claves para Implantar Nuevas Herramientas en tu Empresa de manera eficaz y segura. Conseguirás mejorar los procesos y agilizar tu desarrollo empresarial.
¿Qué estrategia seguir a la hora de implantar nuevas herramientas en la empresa?
Las empresas se enfrentan, cada cierto tiempo, al reto de implantar nuevas herramientas. A veces, este tipo de situaciones genera una serie de resistencias entre los trabajadores. Los problemas se presentan por fallos en el funcionamiento de la herramienta, porque a los empleados les resulta dificultosa o por la falta de una necesaria estrategia de implantación. De hecho, si la implantación nuevas herramientas se lleva a cabo sin una planificación estratégica, podría resultar un fracaso.
La importancia de una estrategia para implantar nuevas herramientas
Proceso de investigación
El primer paso, antes de poner en marcha cualquier nueva herramienta para la gestión empresarial, desde la dirección se determine la estrategia a seguir. Esto significa que se debe comenzar por un proceso de investigación sobre las funcionalidades que es necesario facilitar. Posteriormente, se debe llevar a cabo una búsqueda de las herramientas más adecuadas. Finalmente, y con diferentes opciones en la mano, será necesario recabar toda la información posible sobre ellas. Hay que estudiarlas en profundidad para saber cuál puede adaptarse mejor a la estructura de la compañía donde va a usarse.
Si es posible, incluso hay que pedir versiones de prueba para comprobar el verdadero potencial que tienen. La dirección de la compañía debe estudiar de manera pormenorizada todos los pros y contras de cada una. También es necesario que someta a estas opciones a la consideración del equipo de trabajo que va a poner en explotación ese nuevo utensilio: los integrantes de ese grupo son los que mejor pueden reconocer los fallos, ventajas y posibilidades que presente.
Además, lo más probable es que haya que ir adaptándola al funcionamiento cotidiano de la organización. Seguramente habrá que hacer modificaciones, solicitar cambios personalizados y mejorar algunos puntos. Todo ello debe estar contemplado cuando se planifica la implantación de un nuevo recurso de este tipo, para que no se produzca un colapso de los procesos de trabajo y se le pueda sacar el máximo rendimiento. Este tipo de herramientas pueden ser CRM, aplicaciones de contabilidad empresarial, o cualquier otra para la gestión.
Pasos para la implantación de nuevas herramientas
A la hora de poner en marcha un proceso de estas características, el tamaño de la empresa es importante. Sin embargo, lo es más aún la capacidad para llevarlo a cabo al ritmo adecuado, de modo que todos los empleados lo asimilen de la mejor manera. Estos son dos pasos fundamentales a seguir.
Crear un grupo de trabajo
En el segundo paso, se puede comenzar por la creación de un grupo de trabajo con los empleados más entusiastas o conocedores de la tecnología a utilizar. Ellos serán los que fomenten el interés en los demás y les ayuden, con sus consejos y recomendaciones, a superar posibles dificultades de uso. Se pueden seleccionar de entre los que ayudaron a decidir, en la fase previa, cuál era la mejor herramienta a adquirir.
Elaborar un manual de uso y organizar una jornada de formación
El último paso, es tener una formación adecuada y formar a los empleados con las instrucciones necesarias para su uso. Después de una primera fase de resistencia al cambio, cuando todos hayan recibido indicaciones en una jornada de formación, por ejemplo, estarán mucho más abiertos a hacer uso de todas las novedades. Cuando tengan alguna duda, pueden dirigirse al manual para consultar de qué manera solucionar un problema concreto.
No resulta sencillo conocer los niveles de estrés que se van a generar cuando se inicia el proceso de implantar nuevas herramientas, pero la formación previa, la experiencia y las expectativas claras sobre lo que se espera obtener son claves para obtener el éxito. La es algo a lo que siempre se debe aspirar, y por eso este tipo de procedimiento debe ser ampliamente conocido por la dirección.
En definitiva, el Business Intelligence es muy reciente pero cada vez es más demandado por las pymes y grandes empresas. Sin embargo, es importante no cometer los errores más comunes, respetar la protección de datos y contar con un perfil idóneo para explotar al máximo esta nueva tecnología.
